Eigenlijk is het vreemd om het onderwerp digitalisering binnen bedrijven te behandelen, want het is toch vanzelfsprekend dat computers en internet worden gebruikt binnen organisaties? Uiteraard wordt er al gebruik gemaakt van computersystemen, tekstverwerkers, spreadsheet programma’s en presentatie software, toch is er meer mogelijk op het gebied van digitalisering en automatisering binnen de onderneming. Je kunt het traject van offerte tot aan de factuur aanzienlijk sneller en efficiënter maken door met de juiste tools te werken en doordachte keuzes te maken.Doe jij nog niet aan digitalisering binnen je bedrijf? Out-Smart is een bedrijf die je hierbij kunt helpen.
Wat is digitalisering voor bedrijven?
Eigenlijk kun je niet spreken van digitalisering, het gaat namelijk vooral over automatisering. Digitaal werken doen we allemaal, zelfs als dit niet volledig bewust gebeurt. Internet is een digitaal medium; we bellen via IP telefonie, we verzenden mails en maken gebruik van apps om te chatten. Dit zijn allemaal digitale toepassingen. Bijna al deze toepassingen draaien om communicatie. En daar is nog veel winst te behalen, waarbij automatisering een belangrijke rol vertolkt.
Laten we drie fasen in een project bekijken om te zien waar je met digitalisering en automatisering voordeel kunt behalen:
1. Plannen op kantoor
Als eerste wordt er een planning gemaakt, wellicht op basis van een offerte naar de klant toe. Zodra de offerte is goedgekeurd moet er een planning worden gemaakt. Met digitale planbord software worden alle handelingen en middelen in context geplaatst inclusief een tijdlijn van acties. Als deze planning voorbereid is door de binnendienst wordt het tijd om de buitendienst in te schakelen. Met een werkbon app wordt het personeel ingelicht op basis van informatie die duidelijk is opgesteld èn traceerbaar is. Zo blijft communicatie tussen teamleden in stand zonder steeds de noodzaak voor direct contact.
2. Uitvoeren op locatie
Als de planning voltooid is kunnen de werknemers van de buitendienst aan het werk gaan. Omdat de planning dynamisch is ingevuld kunnen er tussentijds wijzigingen plaatsvinden. Dit is ideaal want zo kan tijd veel efficiënter worden ingedeeld. Denk aan een serie opdrachten die verspreid zijn over een dag. Er valt een opdracht uit, de binnendienst past de werkbon aan en de medewerker van de buitendienst ziet de planning in realtime veranderen. Dit kan de efficiëntie aanzienlijk verhogen.
3. Factureren naar de klant
De werkbon is klaar, via de werkbon app die de collega op de buitendienst gebruikt wordt de administratie op de binnendienst ingelicht. Als er wijzigingen zijn in de opdracht zullen deze direct zichtbaar zijn met mogelijk aanvullende notities. Vervolgens gaat de bon naar de facturering en wordt er (automatisch) een factuur gegenereerd. Die kan weer digitaal per mail worden verzonden en zo is het traject afgerond. Ook zaken als nacalculatie of herinneringen sturen kan geautomatiseerd worden. Omdat er binnen een organisatie honderden, duizenden of zelfs meer trajecten lopen is het van belang dat deze acties elkaar kunnen overlappen zonder in de weg te zitten. Met digitalisering is dit mogelijk met behoud van het overzicht.
Integreren met de bestaande workflow
Heb je ooit iemand van een Windows PC naar een Mac zien overstappen of andersom? Of van een Samsung toestel naar een Apple iPhone? Dan weet je hoe lastig het kan zijn om oude gewoontes aan de kant te zetten en een nieuwe werkwijze te omarmen. Kies daarom voor een digitaal platform dat naadloos te koppelen valt aan andere applicaties. Zo kun je ieder personeelslid laten doen waar ze goed in zijn zonder uitgebreide training en herscholing. Digitalisering moet werk uit handen nemen, niet de werklast verhogen.
Recent Comments